Como Reduzir o Custo de Licenças Power Platform Sem Perder Funcionalidade

Toda empresa que adota Power Platform passa pelo mesmo ciclo. Começa pequeno, com dois ou três aplicativos que ninguém precisou licenciar. Cresce. Alguém usa um conector premium para puxar dados do SQL. E seis meses depois chega a conta: dezenas de licenças Premium renovando, sem que ninguém saiba exatamente quem precisa de qual.

A reação natural é cortar licenças. É quase sempre a decisão errada — o aplicativo para de funcionar, o usuário volta para a planilha, e o investimento inteiro se perde.

Este artigo mostra as sete alavancas que reduzem o custo de licenciamento antes de você precisar tirar funcionalidade de alguém. Elas estão em ordem: comece pela primeira, porque na maioria das empresas ela sozinha já resolve boa parte do problema.

Antes de tudo: entenda o que você está pagando

Você já tem Power Apps. Todo plano Microsoft 365 que inclui Office inclui o Power Apps para Microsoft 365, que permite criar, executar e compartilhar aplicativos usando os conectores standard: SharePoint, Outlook, Teams, Excel, OneDrive, Planner, Forms. Nada disso custa a mais.

Você paga quando cruza a linha do premium. A licença adicional só é obrigatória quando o aplicativo ou o fluxo usa:

• Conectores premium — SQL Server, Dataverse completo, Salesforce, Azure DevOps, HTTP, SAP
• Conectores personalizados — aquele que seu time criou para falar com o ERP
• Gateway de dados on-premises
• Dataverse além do uso limitado incluído no Microsoft 365

Em valores atuais no Brasil, o Power Apps Premium sai por cerca de R$ 114,50 por usuário/mês na cobrança anual, com desconto para volume alto. Faça a conta: 40 usuários em Premium são aproximadamente R$ 55 mil por ano. É por isso que vale investir uma semana entendendo quem realmente precisa.

Atenção a uma mudança recente: a Microsoft encerrou a venda do plano Power Apps per app, direcionando novos clientes para o Premium por usuário ou para o modelo pay-as-you-go. Se o seu contrato ainda tem per app, confirme com seu parceiro CSP o que acontece na próxima renovação.

Alavanca 1 — Encontre as licenças que ninguém usa

Esta é a mais óbvia e a mais ignorada. Em praticamente toda auditoria que fazemos aparecem licenças Premium atribuídas a:

• Pessoas que saíram da empresa e o offboarding não removeu
• Usuários de um projeto piloto que terminou há um ano
• Gente que recebeu a licença por precaução e nunca abriu o aplicativo
• Contas de serviço duplicadas

O Power Platform Admin Center mostra as atribuições, mas o caminho rápido é exportar tudo de uma vez com PowerShell, usando o cmdlet Get-AdminPowerAppLicenses do módulo Microsoft.PowerApps.Administration.PowerShell, que gera um CSV com todas as licenças atribuídas.

Cruze esse CSV com a lista de usuários ativos do RH e com os relatórios de uso do Admin Center. Regra prática: licença sem execução de aplicativo nos últimos 60 dias é candidata a revisão.

Não remova em massa. Avise, dê 15 dias, e remova quem não responder — assim você não derruba ninguém sem aviso.

Alavanca 2 — Descubra se o conector premium era mesmo necessário

Este é o corte de custo mais inteligente que existe, porque não tira nada do usuário: muda a arquitetura, não a funcionalidade.

• Um único campo puxava do SQL. O aplicativo inteiro exigia Premium por causa de uma tabela de apoio que quase não muda, como uma lista de centros de custo. Sincronizar essa tabela para uma lista do SharePoint, uma vez por dia, elimina a exigência premium do aplicativo inteiro.
• HTTP usado onde havia conector standard. Uma chamada HTTP genérica é premium. Muitas vezes existe um conector standard que faz a mesma coisa.
• Conector personalizado para uma integração de um campo só. Se o dado já circula pelo Microsoft 365 de alguma forma, avalie o caminho standard antes.

Não vale para tudo: se o aplicativo é transacional e escreve em tempo real no ERP, ele precisa ser premium e ponto. Mas em uma carteira de 20 aplicativos, tipicamente 5 a 8 são premium por acidente de construção, não por necessidade.

Alavanca 3 — Separe quem cria de quem só usa

Nem todo mundo que interage com o processo precisa abrir o aplicativo.

Um fluxo comum: 60 pessoas recebem uma solicitação para aprovar. Se a aprovação acontece dentro do Power Apps, são 60 licenças. Se a aprovação chega por e-mail ou card adaptativo no Teams, disparada pelo Power Automate, quem aprova não precisa de licença de aplicativo — e a experiência costuma ser melhor, porque a pessoa não precisa abrir nada.

O mesmo vale para consulta: se o usuário só quer ver um número, um relatório em Power BI costuma custar bem menos por cabeça do que uma licença Premium de Power Apps.

A pergunta que orienta a decisão é simples: essa pessoa cria e edita dados, ou só é notificada e responde?

Alavanca 4 — Avalie o pay-as-you-go para uso esporádico

Existe um caso clássico em que a licença por usuário é desperdício: o aplicativo que uma pessoa usa três vezes por ano. Fechamento anual, inventário, campanha sazonal.

Pagar 12 meses de Premium por três acessos não faz sentido. O modelo pay-as-you-go, cobrado via assinatura Azure por usuário ativo no mês, resolve exatamente isso: você paga só nos meses em que a pessoa realmente abriu o aplicativo.

A conta vira contra você se o uso for mensal e contínuo. Então a regra é: uso diário, licença por usuário; uso ocasional e imprevisível, pay-as-you-go. Vale medir antes de decidir, e o relatório de uso do Admin Center dá esse número.

Alavanca 5 — Consolide aplicativos duplicados

Empresas que adotaram Power Apps sem governança acabam com três aplicativos que fazem quase a mesma coisa, feitos por áreas diferentes, cada um com sua licença e seu conector.

Consolidar dois aplicativos de requisição em um só, com um filtro por área, reduz licença, reduz manutenção e reduz o risco de um deles quebrar sem ninguém perceber. O trabalho de consolidação se paga rápido quando cada aplicativo carrega licença premium.

Alavanca 6 — Reveja a capacidade de armazenamento, não só as licenças

Licença é a linha que todo mundo olha. Capacidade de Dataverse é a que surpreende na renovação: o add-on de banco custa na casa de R$ 229 por GB/mês.

O que costuma inflar sem necessidade:

• Anexos gravados dentro do Dataverse em vez de irem para o SharePoint ou o Blob Storage
• Logs e histórico de auditoria guardados indefinidamente, sem política de retenção
• Ambientes de teste antigos que ninguém desligou e continuam consumindo capacidade

Mover anexos para fora do Dataverse é, em muitos ambientes, a economia mais rápida do projeto inteiro.

Alavanca 7 — Negocie no momento certo, com dado na mão

A hora de renegociar é a renovação do Enterprise Agreement ou do contrato CSP, e você negocia muito melhor chegando com números: quantas licenças estão realmente em uso, qual a projeção de crescimento, quantos aplicativos estão em produção.

Empresa que chega na mesa sem inventário aceita o que vier. Empresa que chega dizendo "temos 62 licenças, 41 em uso ativo, e projetamos 55 no próximo ciclo" conversa de outro jeito.

Checklist de auditoria rápida

1. Quantas licenças Premium existem e para quem — PowerShell, Get-AdminPowerAppLicenses
2. Quantas tiveram uso nos últimos 60 dias — Admin Center, Analytics
3. Quais aplicativos usam conector premium e qual conector — Admin Center, Conexões
4. Quais desses conectores dá para substituir por standard — análise aplicativo a aplicativo
5. Quantos usuários só aprovam e não editam — desenho do processo
6. Consumo de Dataverse e o que ocupa espaço — Admin Center, Capacidade
7. Ambientes ativos que ninguém usa — Admin Center, Ambientes

Se as sete linhas forem respondidas com número, você já sabe onde está o dinheiro.

O erro que anula tudo isso

Reduzir licença sem entender o ambiente é como cortar cabo sem saber o que ele liga. A economia aparece no primeiro mês e o custo volta dobrado quando um processo crítico para e alguém precisa resolver às pressas.

A ordem correta é sempre: inventário, entender o porquê de cada premium, redesenhar o que dá, e só então mexer na licença.